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财险公司单证管理工作中存在的问题及对策

保险单证是贯穿保险公司经营全流程的重要载体,单证管理是否规范在很大程度上影响着公司整体依法合规经营情况,可以说单证管理是保险公司风险防范的源头,也是遏制非理性市场竞争的关键环节。2010年上半年,甘肃保监局对辖内财产保险机构单证管理情况进行了全面分析。在此基础上,笔者就财产保险公司在单证管理中存在的诸多问题及对策进行了详尽的阐述。

财产保险公司单证管理现状

目前财产保险公司的单证管理较前几年有较大的改观,无论是制度、信息系统建设还是对单证管理的认识都有所改进。但是,随着业务的快速发展和机构网点的下延,目前各财产保险公司的单证管理还有许多不适应的地方,有的问题还成了违法违规的事发源头。

(一)管理基础薄弱

一是单证管理制度不完善。甘肃省12家财产保险公司在单证管理制度上都不同程度存在制度内容不完善、不科学的问题。

二是单证管理岗位设置不合理。中心支公司及以下分支机构普遍存在以下问题:单证管理岗由代理人员担任;出单员兼任单证管理员;单证管理员一人多岗,兼岗现象突出;单证管理员更换频繁,交接手续流于形式等。

三是单证存放管理不到位。主要表现为单证专库专柜存放不规范,存在重要有价单证与公司文件、报表等日常资料同柜存放,已用单证与空白单证混合存放,单证存放混乱无序,单证库房兼做档案室、杂物库房等问题。

四是单证印刷管控不严。个别保险分支机构私自印刷保险单证。

(二)管控措施松散

一是单证征订管控不力。虽然各财产保险公司基本上形成了自上而下逐级征订、总公司统一印刷的单证征订印刷体系,但单证征订环节依然存在问题。在单证征订数量上,由于上级公司对下级公司的单证征订数量没有限制,导致基层机构普遍存在征订过量,每年富余大量单证的问题。富余单证如果不能得到妥善处理,将为公司埋下一定的风险隐患。

二是单证领用管理不规范。产险机构普遍存在单证领用管理不规范的问题。据初步统计,90%的产险机构存在单证领用后长期不回销的情况;30%的产险机构存在停用单证不及时回收的问题;60%的产险机构存在单证管理手工台账、单证管理系统使用情况登记不准确、不规范的问题,个别产险机构存在非单证使用人代领、代签名,台账登记混乱,甚至未将上年度结存单证数量结转至下一年度,或者未将单证领用人交回的未领用单证重新入库上账等情况,造成单证账实不符情况严重。

三是单证销毁不严谨。个别公司停用、作废单证由分支机构自行销毁,蕴藏较大风险。

四是对保险中介单证领用管控不严。财产保险公司对保险中介领用单证缺乏有效的管控机制,导致从保险公司领用的单证在保险中介使用较乱,中介代理机构、个人代理人丢失、自行销毁保险单证现象严重,致使大量保险单证散落到行业之外,为行业埋下诸多风险隐患。

(三)信息系统落后

一是单证管理系统未实现与核心业务系统的无缝连接。单证在核心业务系统中的使用信息不能完全传送到单证管理系统,导致单证管理系统数据不准确,不能反映公司单证使用的真实情况。二是单证管理系统不能完全实现系统数据的自动传导与更新,系统对人的依赖度高,使人为更改公司数据成为可能。三是单证管理系统设计不科学,功能有缺陷,未实现对保险公司单证流转的全面控制,不能达到通过系统有效控制单证风险的要求。由于上述问题在公司内控管理中没有得到足够重视,致使撕单、埋单、“鸳鸯单”等利用单证管理漏洞实施的严重违法违规问题屡禁不止,已成为财产保险公司套取资金、进行不正当竞争的主要手段之一,给行业健康发展埋下了较大风险隐患。

本文标签: 财险公司 财险 单证
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