1.对保险人的出单指示
保险公司的承保确认应该用书面形式记录下来并争取得到确认。有时一些紧急的承保确认是通过电话达成的,此时,保险经纪人必须立即对电话做出书面记录；尽最快速度递送书面的确认意见。
2.向客户确认条款
(1)确认条款的目标。向客户确认条款的目标有以下几个方面:①准确无误地传达条款。②确保客户对保单、条款及条件,特别是其中重要的方面有准确的理解。③向客户提供所提建议的书面记录。④提醒客户注意特殊支付条款和标准信贷条款。
在实务操作中要做到这几个方面的确很困难,但这又是十分重要的,这样可以防备发生错误和遗漏。需要强调的是全部条款和有关情况必须用书面形式转达清楚,无论其是否在电话中表述过。
解释保单的程度要根据保险经纪人的判断,一般而言,保单条件对于被保险人十分重要,例如对于投保公共责任的投保人必须解释有关安全防范条件。
(2)记录系统。现在大多数保险经纪人使用计算机进行财务操作,也有很多公司利用信息技术完成更广泛的工作。保险经纪人应尽快在系统内记录新保和续保业务,最长不迟于10天。
(3)文件系统。在保险公司准备保单期间,保险经纪人应保持一个每日记录系统,以便向保险人索取相关文件。同时还应准备一个核查系统以确保保险公司提供的文件的准确性。如果收到有错误的保单,保险经纪人最好给客户一个备份,并指出有必要时退回保单以便进行修改。
大型保险经纪人还应对每份保单进行登记和总结并做出保单概览,简要介绍每份保单的细节如联系人、合同名称、索赔程序和一些有用的程序。这样便于客户在没有保单的情况下能够快速地获得保险的有关信息。如果保险人已经签发了保单,一切应以保单为准。
如果保险人延缓签发保单,那么客户就只能依赖于保单概览。因此,确定保单概览的范围就十分重要,虽然没有固定的规则,但应包含:第一,保险标的价值明细表；第二,不得使用缩写,除非公认的一些缩写；第三,必须将某些比较新颖的条款作详尽的描述；第四,与标准保单的不同之处必须重点突出,并不得随意概括；第五,与费率核定有关的内容；第六,对索赔程序作一个大致的介绍；第七,如有需要,在发出之前,保单概览应由第二人复查。
(4)借记和贷记单据。借记和贷记单据必须准确,并且要尽快签发,同样也应由其他人复查一遍。对于特殊支付条款的参考意见应再次向保险人确认。
(5)信用条款。保险经纪人在向客户寄发的账单上应写明付款期限,通常不超过签发日期30天。另外,在每次续保前应提醒客户留意信用条款,这样可以确保客户接受并遵守这些条款。
当保险人在标准条款之外增加信用条款时,保险经纪人应该得到客户的书面同意意见。也就是说,当发现新增的信用条款不合理时,保险经纪人有权取消保单。再者,当客户在付款遇到困难时,保险经纪人应立即建议保险人重新考虑保单中的信用条款。
3.寿险和养老金
保险经纪人安排寿险和养老金业务的方法与安排非寿险业务的方法大致相同,与非寿险不同的是保险经纪人任何时候都不需要承担信用风险,因为只有在第一笔保费实际支付给保险人后保单才生效。保险经纪人的任务是承担最初的谈判工作、协助完成投保单、在保险人的指导下对被保险人进行身体检查。需要强调的是保险经纪人在收到客户的支票后,应立即将这第一笔保费交付给保险人,并使保单生效。