在实际工作中，我们还是会经常遇到需要部门的每个人都了解但是内容却又非常多的“大块文章”；对于这种文章，大多数人很多时候都不愿意阅读，因此也就无法发挥沟通的效果。
在这种情况下，可以按照以下的方法来进行处理：首先让秘书把这个文章打印出来，而后附上一个记录着部门需要浏览者姓名的表格，并要求每个人在读完之后签字予以确认。通过这种处理方式，可以强制性地要求目标读者进行阅读并形成有效反馈，从而使得从上至下的沟通更加顺畅。
要做到行文简洁可以采用以下的方式：
采用电报文体
要使商务文书短小精干，可以采用电报文体。所谓的“电报文体”，就是在这种文体中一个字就有很多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。
另加附件
如果在商务文书中实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。
词句力求简单精炼
商务文书写作的目的并不是为了难倒别人或者进行语言功底的考试，因此，在商务文书中应该尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词；与此同时，还应该做到“一式一文主旨明确”，即用简单的一句话表达一个意思即可，不要试图用一个句子表达多个意思。