会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业性资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。充分利用会计档案资料,对于总结工作经验,指导经营管理和事业管理,查证经济财务问题,防止贪污舞弊,研究经济发展的方针战略等都将起到重大的作用。因此,要建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等一整套管理制度。会计档案的具体管理办法,应参照《会计人员工作规则》和财政部国家档案局年月联合下发的《会计档案管理办法》。会计档案根据其特点,在保管期限上,大至可分为永久、定期两种。定期保管期限按年限又分为长期和短期,一般的保管期限是从年度终了后第一天算起。具体做法是,年终后形成的会计档案,由财务部门专门负责装订成册,并整理立卷,保管一年后编造清册,移交单位的档案部门管理。
永久保管的有决算报表,包括各种年报和决算分析；重要单据和登记簿；基金部分的总帐,明细帐及凭证；会计档案的销毁消册、对外重要契约、单证等。长期保管有经费部分的原始凭证和记帐凭证,总帐、明细帐一般保管期限为年；现金,银行存款帐保管期限为年；半年报表、移交清册广般保管期年。对档案保管期满确属没有问题需销毁时,应由本单位管理部门提出销毁意见,会同会计机构共同鉴定,严格审查,并编造销毁清册。
随着家庭理财保险事业的发展,要不断研究会计档案管理工作中出现的新情况、新问题,逐步完善档案管理办法,更好发挥会计档案在保险事业中的作用。