1．参保单位填报相关材料表格
凡是首次参加医疗保险的单位,在办理参保手续时,必须认真填写并向医疗保险经办管理机构报送以下表格与基本资料：《职工基本医疗保险单位登记表》、《职工基本医疗保险花名册》、《委托缴纳职工医疗保险费协议书》,参保单位上季度的财务报表、职工工资表、职工工资表等。
2．医疗保险经办管理机构审核
医疗保险经办管理机构(或医疗保险基金管理中心),对申报材料的审核是非常重要的。审核人员必须熟悉医疗保险业务,根据有关规定,对参保单位填报和提交的资料及表格进行相关性和完整性的审核。要做到四个一致：一是单位名称与印章一致,防止填表时写单位简称；二是《职工基本医疗保险单位登记表》与《委托缴纳职工医疗保险费协议书》相关内容要一致,如单位名称、开户银行、财务账号等；三是参保单位申报的月工资总额的构成与财务报表、职工工资表上所列的水平要一致；四是办理医疗保险的人数与单位实际人数要一致。在以上资料复核无误后要加盖审核员印章。
3．建立参保单位台账
参保单位报审的参保资料及相关表格经审计合格后,医疗保险经办管理机构将上述基本信息录入到电脑,建立参保单位台账,并将信息资料整理成册以备查。
4．完成缴费收款程序
缴费收款程序中最重要的环节就是收款时间的确定。正常情况下,收款一般为每季度一次,于上季度末月底前进行办理,也可以是每半年或一年缴纳一次。收款期限通常为一个月。季交医疗保险费的月份是按照第一次缴费终止月的位置来确定的,如三月份、六月份、九月份、十二月份等；年缴纳医疗保险费的月份是按照第一次缴费月在日历年度中的位序来确定的。按照现行医疗保险费征缴相关政策的规定,如果遇到参保单位和个人迟缴、少缴或不缴等情形,有关管理机构除依法追收欠缴的医疗保险费外,还要加收一定数量的滞纳金。
医疗保险经办管理机构按照审核后的参保单位人均工资总额计算应缴的医疗保险费,其中：应缴职工医疗保险费金额=上季度月人均工资总额X参保单位参保职工总数X缴费月数X缴纳标准。在确认收到保费后,有关经办机构需填写或打印《职工医疗保险缴款单》。缴款单的内容要准确完整,字迹要清楚端正,加盖财务收款印章之后交参保单位。