单证的管理分为监制单证的管理和非监制单证的管理,其中监制单证的管理是单证管理工作的核心。
(1)监制单证的管理
监制单证的管理贯穿于单证的印制、领用、销毁和盘点等环节,在管理过程中应当注意各个环节之间的相互衔接,强化有关人员的责任,切实加强管理工作。
①监制单证的印制
单证的印制是单证管理的初始和基础,应当注意加强对监制单证印制的管理。首先,各保险公司应在中国保监会认定资格的印刷企业中自行选择印刷企业印制监制单证,并将选定的印刷企业报中国保监会备案。其次,对于付印的清样应认真核对,防止出现错误,同时,应对单证进行统一的编号,并将编制办法报保监会备案,以便对单证进行集中管理。最后,在印制之后应进行严格的验收和交接,已经验收合格的单证,应立即移交单证仓库。
②监制单证的领用
应建立单证的领用制度,包括领用单证的审批、领用单证的登记、单证的核销和单证的注销。
领用单证的审批制度是指业务部门在需要领用单证时,应按照一定的程序申请和审批,单证仓库的管理人员按照审批发放单证。
领用单证的登记制度是指单证仓库应建立严格的进出仓制度,建立登记簿以便对单证的发放进行管理,即在登记簿上对每一次领用单证的名称、数量、号码、经办人进行记录。
单证的核销制度是指将验收进入仓库的单证的编号进行统一的管理,对领用的单证的注销制度是指对于遗失或作废的单证,应予以注销登记。空白单证遗失后应在单证领用注销登记表中登记,并自发现之日起五个工作日内在省(自治区、直辖市)级报刊上登报声明。作废的单证,加盖作废章,在单证领用注销登记表上注明,并按照有关规定归档。
③监制单证的销毁
对各种过期不能使用或者停止使用的空白监制单证,由领用单位有关部门统一回收,做销号登记,报上级审批后,按照中国保监会的有关规定销毁。
④监制单证的盘点
定期对空白监制单证进行盘点,做到登记簿库存与实物库存数相符,如不符时要查找原因,并及时予以纠正。