要考虑年内的物价变化,支出变化、实际发生数与预算经常发生差异,如果小心谨慎可能会减少差异,甚至没有,如果差异比较大,就必须进行调查,差异计算的方法足预算减去发生数,把结果报告给相关的管理人员.当然果真这样就太详细了,为了使管理人员集中精力考虑他的问题,我们只考虑差异大的,因此,必须定一个范围,范围之内可以接受,范围之外的就要另行处理,管理人员集中精力,找出原因,决定采取什么方法来解决.
比如某项目超支了,把开支的幅度缓一些,有的项目不太可能这样做,可采用另外的方法,如结余转帐法,找出每个项目上的结余数,转到超支的项目上去,有时超支不是管理人员的责任,有的因素不能控制,在其权力范围内无法补救,就应该报告给项目负责人,可追加预算.在确定特别差异后,把资金集中在超支的项目上,有时需要把差异项目所有的数字都列出来,对下年的预算进行准备,利用例外报表,把所有差异额表示出来.
在形成报表时,应明确报到哪一级管理人员,若报到对成本中心直接负责的人,最好要提供更多更详细的情报.有时也要报告给更高层的管理人员,将每个成本差异项目都列出来不太实际,所以提供给不同的管理人员的材料应有所差异,管理层次越高,报告的详细性就越低,信息的提供方式象一个金字塔,这种差异的报告通常是月差异的报告,包括累计数每月预计数及实际数,用货币形式表示或用比例形式表示.发生差别也用这两种方法表示.