最好每个部门自己管理好自己的档案,建议会计处按签字日期和签字顺序整理好证明性文件及一切材料.
其他处也应按年份整理好自己的档案,便于销毁过去指定年份的旧档案.受保人的个人档案一般注意事项,个人档案问题只是在实行保险费按工资单征收制时才真正存在.如实行印花制,那些过时的保险证书要交给保险机构转入新的登记簿后予以销毁.而实行工资单制,则需将一切情况尤其是入保后工作的期限、变化,交纳保险费的情况,工资类别等一一记载下来：有时为了避免档案过份庞杂,就不记载工资数额及保险费等,将之单独处理.这样,个人档案实际上就成为一个简单的服务期限凭证,而不能仅凭它计算理财金,但个人档案自然是一份获得理财金等费用的主要法律证件.
在登记个人档案上,各方面工作要相互配合,不可拖延,否则会造成混乱,甚至带来整个工作的瘫痪.